Chatbot nDSG-konform betreiben: die praktische Checkliste

Worum es geht, und was dieser Ratgeber nicht ist

Das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG, auch revDSG) ist seit dem 1. September 2023 in Kraft. Es gilt für jeden Chatbot, der Personendaten bearbeitet. Das tun die meisten, denn schon eine E-Mail-Adresse, ein Name oder eine geschilderte Situation im Freitextfeld sind Personendaten. Chat-Eingaben enthalten oft mehr, als man erwartet.

Dieser Ratgeber ist eine praktische Checkliste aus Sicht der Umsetzung. Er ist keine Rechtsberatung. Ob Ihre konkrete Lösung konform ist, hängt von Ihrer Branche, Ihren Daten und Ihren Verträgen ab. Lassen Sie das Ergebnis von Ihrer Datenschutzberatung oder Ihrem Rechtsdienst prüfen. Die offiziellen Hinweise des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) sind die erste Anlaufstelle.

Das Gesetz sieht bei vorsätzlichen Verstössen, etwa gegen die Informationspflicht, Bussen bis CHF 250’000 vor. Sie richten sich gegen die verantwortlichen Personen, nicht gegen das Unternehmen. Das ist ein Grund, die Punkte unten ernst zu nehmen, aber kein Grund zur Panik: Die meisten lassen sich mit wenig Aufwand sauber lösen.

Schritt 1: Klären Sie, welche Daten wohin fliessen

Bevor Sie Verträge oder Texte schreiben, zeichnen Sie den Weg einer Nachricht auf. Ohne diese Übersicht lässt sich keine der späteren Fragen beantworten.

• Was geben Besucher ein? Name, E-Mail, Telefon, Freitext, hochgeladene Dateien?
• Wohin geht die Nachricht? Zu Ihrem Server, zu einem Chat-Anbieter, zu einem KI-Anbieter, in Ihr CRM?
• Wo stehen diese Systeme, und wem gehören sie?
• Wie lange bleiben die Daten dort, und wer hat Zugriff?

Schritt 2: Die Checkliste

Diese Punkte sollten Sie vor dem Start abhaken können:

• Datenminimierung: Der Chatbot fragt nur nach dem, was er für den Zweck braucht. Kein Pflichtfeld für Geburtsdatum, wenn er nur Öffnungszeiten nennt. Das entspricht den Grundsätzen der Verhältnismässigkeit und Zweckbindung (Art. 6) und dem Gedanken von Datenschutz durch Technik und datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 7).
• Datenschutzerklärung und Hinweis im Chat: Besucher erfahren, wer Verantwortlicher ist, wofür Daten bearbeitet werden und wohin sie gehen (Informationspflicht, Art. 19). Ein kurzer Hinweis vor dem ersten Austausch mit Link zur Erklärung ist üblich.
• Kennzeichnung als KI: Der Chatbot sagt klar, dass man mit einer KI schreibt. Das nDSG nennt Chatbots nicht ausdrücklich, aber der EDÖB hat 2023 festgehalten, dass das Gesetz auch für KI gilt und Nutzer erkennen können sollen, ob sie mit einer Maschine kommunizieren.
• Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten: Halten Sie fest, welche Daten, zu welchem Zweck, mit welchen Empfängern (Art. 12). Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitenden sind unter Bedingungen ausgenommen, ein Verzeichnis ist aber auch dann nützlich.
• Verträge mit Auftragsbearbeitern: Für KI-Anbieter, Hosting und Chat-Tools braucht es Auftragsbearbeitungsverträge, die Zweck, Sicherheit und Unterauftragnehmer regeln (Art. 9).
• Keine Nutzung für Training: Prüfen Sie, dass die Anbieter Ihre Gesprächsdaten nicht zum Training ihrer Modelle verwenden. Bei den Geschäftsbedingungen für Firmen-APIs ist das üblicherweise ausgeschlossen, bei Konsumentenangeboten oft nicht. Lesen Sie die aktuellen Bedingungen.
• Bekanntgabe ins Ausland: Siehe nächster Abschnitt.
• Menschliche Übergabe: Der Chatbot erkennt, wann er nicht weiterkommt, und übergibt an eine Person. Entscheide mit rechtlicher Wirkung oder erheblicher Beeinträchtigung gehören nicht allein in die Hand einer KI (automatisierte Einzelentscheidung, Art. 21).
• Protokolle, Aufbewahrung, Löschung: Legen Sie fest, wie lange Gespräche gespeichert werden, und löschen Sie danach automatisch. Betroffene können Auskunft verlangen (Art. 25), also müssen Sie Gespräche einer Person zuordnen und herausgeben können.
• Datensicherheit: Zugriff nur für Berechtigte, Verschlüsselung, Schutz vor Missbrauch des Chatbots durch manipulierte Eingaben. Verletzungen der Datensicherheit mit hohem Risiko sind dem EDÖB so rasch wie möglich zu melden (Art. 24).

Ein Beispiel zur Illustration

Eine Physiotherapie-Praxis lässt Besucher über den Chatbot Termine anfragen. Das Beispiel ist erfunden und dient nur dazu, die Checkliste anschaulich zu machen. Der Chatbot fragt nach Name und Telefonnummer, mehr nicht. Gesundheitliche Beschwerden gehören nicht ins Chat-Fenster: Er weist darauf hin und bietet einen Rückruf an. Die Anfrage landet im Terminsystem der Praxis, die Gespräche werden nach 90 Tagen gelöscht. Hinweis und Datenschutzerklärung sind verlinkt, und der KI-Anbieter verarbeitet in der EU unter einem Auftragsbearbeitungsvertrag.

So bleibt die Menge der Personendaten klein, und jeder Punkt der Checkliste hat eine klare Antwort. Bei Ihnen sehen die Antworten anders aus, aber die Fragen bleiben dieselben.

Daten ins Ausland: was bei US-Anbietern gilt

Die grossen KI-Modelle werden von Firmen betrieben, die ganz oder teilweise in den USA arbeiten. Sobald Personendaten ins Ausland gelangen, auch nur zur Bearbeitung, müssen sie dort angemessen geschützt sein oder durch Garantien abgesichert werden (Art. 16 und 17). Die Länder der EU und des EWR gelten nach der Länderliste des Bundesrats als angemessen.

Für die USA gibt es seit September 2024 das Swiss-US Data Privacy Framework. Es greift nur, wenn der Anbieter dafür zertifiziert ist. Ist er es nicht, werden Standardvertragsklauseln und eine Risikobeurteilung nötig. Der Stand kann sich ändern, prüfen Sie ihn bei jeder Überprüfung der Lösung. Eine einfache Lösung ist es, die Verarbeitung in der EU zu halten: Hosting in der EU und KI-Anbieter, die in der EU verarbeiten können.

Was Sie im Alltag beachten sollten

Eine Checkliste wird beim Start abgehakt und danach vergessen. Der Chatbot verändert sich aber: Neue Inhalte, neue Anbieter, neue Modelle. Planen Sie deshalb eine feste Überprüfung ein, zum Beispiel einmal im Jahr und bei jeder grösseren Änderung.

• Prüfen Sie stichprobenartig Gespräche, ob Besucher sensible Angaben eingeben, etwa Gesundheitsdaten, und passen Sie Hinweis und Filter an.
• Bei sensiblen Daten oder umfangreicher Bearbeitung prüfen Sie, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist (Art. 22).
• Dokumentieren Sie Änderungen: neuer Anbieter, neues Modell, neuer Standort.
• Halten Sie einen Prozess für Auskunfts- und Löschbegehren bereit, mit klarer Zuständigkeit.

Wie RAWR das umsetzt

RAWR richtet Chatbots und Automatisierungen mit Blick auf das nDSG ein und dokumentiert sie: Datenminimierung, verständliche Datenschutzhinweise, eine Übersicht, welche Daten wohin gehen, EU-Hosting, menschliche Übergabe und kein Training öffentlicher Modelle mit Kundendaten (gemäss den Geschäftsbedingungen der API-Anbieter). Auf Anfrage kann die Lösung auch auf einem eigenen Server oder einem Schweizer Host laufen.

Die rechtliche Beurteilung bleibt bei Ihnen: Ihre Datenschutzberatung gibt die Lösung frei. Wir liefern die Dokumentation, die sie dafür braucht.

Häufige Fragen