Die kurze Antwort
Prüfen Sie vor der Unterschrift vier Dinge. Lassen Sie sich einen ähnlichen Ablauf zeigen, der bei einem echten Kunden bereits läuft. Fragen Sie, wem Zugänge und Code gehören. Verlangen Sie einen schriftlichen Umfang mit Festpreis für den ersten Aufbau. Klären Sie, was bei einer Störung passiert. Wer alle vier Punkte klar beantwortet, ist meist eine gute Wahl.
Der Rest dieses Ratgebers erklärt jeden Punkt und ergänzt weitere. Die Prüfpunkte gelten für jede Agentur, ob gross oder klein, in der Schweiz oder anderswo.
Beginnen Sie bei Ihrem Problem, nicht beim Angebot
Bevor Sie mit jemandem sprechen, halten Sie eine Aufgabe fest, die Ihr Team jede Woche Zeit kostet. Typische Beispiele sind Anfragen aus dem Webformular ins CRM zu übertragen oder offene Rechnungen nachzufassen. Notieren Sie, wie oft das vorkommt, wer es heute erledigt und wie ein gutes Ergebnis aussieht.
Diese eine Seite bringt Sie weiter als jedes Vergleichsportal im Netz. Sie erkennen daran, ob eine Agentur Ihr Problem versteht oder nur das Wort KI wiederholt. Ausserdem erhalten alle Agenturen denselben Auftrag, und die Offerten lassen sich vergleichen.
Fragen, die Entwickler von Wiederverkäufern trennen
Manche Agenturen bauen und betreiben Automatisierungen selbst. Andere verkaufen ein Abo-Tool weiter und schlagen eine Marge auf. Beides kann in Ordnung sein, aber Sie sollten wissen, wofür Sie bezahlen. Diese Fragen zeigen den Unterschied meist innert weniger Minuten.
- Können Sie mir einen Ablauf wie meinen zeigen, der heute läuft, und darf ich mit dem Kunden sprechen oder das Ergebnis live sehen?
- Mit welchen Werkzeugen bauen Sie, und weshalb mit diesen?
- An welcher Stelle steckt das KI-Modell im Ablauf, und welche Schritte kommen ganz ohne KI aus?
- Was prüft ein Mensch, bevor etwas an Kunden geht oder in ein System geschrieben wird?
- Wer auf Ihrer Seite baut das tatsächlich, und ist diese Person in den Gesprächen dabei?
Eigentum, Hosting und Datenschutz
Fragen Sie, wem nach Projektende die Abläufe, die Konten und der Code gehören. Fair ist, dass Ihnen gehört, was für Sie gebaut wurde, mit Dokumentation und Übergabe, während Werkzeuge von Drittanbietern ihre eigenen Lizenzen behalten. Liegt alles in den Konten der Agentur, wird ein späterer Wechsel teuer.
Fragen Sie auch, wohin Ihre Daten fliessen. Eine gute Agentur kann sagen, welche Werkzeuge welche Daten sehen und welche KI-Anbieter Texte erhalten. Das revidierte Datenschutzgesetz (nDSG) gilt seit dem 1. September 2023. Es legt Pflichten für den Umgang mit Personendaten fest, auch dann, wenn ein externer Anbieter sie für Sie bearbeitet. Eine klare Übersicht der Datenflüsse ist deshalb eine berechtigte Forderung. Bedienen Sie auch Kundschaft im Vereinigten Königreich oder in der EU, kann deren Recht ebenfalls gelten. Das sind allgemeine Hinweise und keine Rechtsberatung. Lassen Sie die Lösung von Ihrer Datenschutzberatung prüfen.
Gelten in Ihrer Branche strengere Regeln, sagen Sie das im ersten Gespräch. Manche Projekte brauchen bestimmte Zertifizierungen oder einen Hoster in der Schweiz. Eine ehrliche Agentur sagt früh, wenn sie das nicht bieten kann.
So lesen Sie eine Offerte
Eine brauchbare Offerte nennt, was gebaut wird, was nicht gebaut wird, wie lange es dauert und was Sie insgesamt bezahlen. Sie trennt den einmaligen Aufbau von den laufenden Kosten wie Tool-Abos und KI-Nutzung. Genau die laufenden Kosten fehlen am häufigsten.
Veröffentlichte Preise schwanken stark. Ein deutschsprachiger Vergleichsratgeber nennt für n8n-Projekte Einrichtungskosten von EUR 3'000 bis 8'000 und monatliche Betreuung von EUR 800 bis 2'500. Das sind Angaben des Ratgebers und keine geprüften Zahlen. Ihr Umfang entscheidet, wo Sie landen. Nutzen Sie die Spanne nur, um eine Offerte weit ausserhalb zu erkennen, und fragen Sie nach dem Grund.
Festpreise für einen klar umrissenen ersten Aufbau sind leichter zu vergleichen als Stundensätze. Fragen Sie, was bei Änderungen am Umfang passiert und wer den Mehraufwand trägt.
Warnzeichen, bei denen Sie besser Abstand nehmen
Einige Warnzeichen tauchen immer wieder auf. Keines beweist böse Absicht, aber jedes ist ein Grund für weitere Fragen.
- Versprechen einer bestimmten Ersparnis, bevor jemand Ihren Ablauf angeschaut hat.
- Kein überprüfbares Beispiel oder Fallstudien ohne genannten Kunden und ohne Live-Ergebnis.
- Eine Demo mit erfundenen Daten, die nie Ihre echten Werkzeuge berührt.
- Vage Antworten dazu, wo Daten liegen und welcher KI-Anbieter sie sieht.
- Druck, schnell zu unterschreiben, oder ein Vertrag, der Sie an die Konten der Agentur bindet.
- Kein Plan für die Überwachung, sodass Sie von Störungen erst durch Ihre Kunden erfahren.
Vergleichen Sie die Agenturen auf einem Blatt
Legen Sie die Agenturen nach den Gesprächen nebeneinander auf ein Blatt. Bewerten Sie jede von eins bis fünf bei Nachweis ähnlicher Arbeit, Klarheit der Offerte, Regelung des Eigentums, Umgang mit Daten und danach, wie gut sie Ihr Problem aufgenommen hat. Fügen Sie eine Zeile dazu, wie wohl Sie sich beim Stellen einfacher Fragen gefühlt haben. Hat eine Agentur Sie wegen einer einfachen Frage dumm dastehen lassen, ist das eine nützliche Information.
Entscheiden Sie nicht allein nach dem Preis. Die günstigste Offerte kann laufende Kosten oder Support weglassen, und die teuerste enthält vielleicht Arbeit, die Sie nicht brauchen. Wählen Sie die Agentur, deren Antworten Sie einer Kollegin oder einem Kollegen fehlerfrei wiedergeben könnten, denn das heisst meist, dass sie klar waren.
Ein Hinweis zum Studio hinter dieser Seite
RAWR Productions ist eine Möglichkeit unter vielen. Das kleine Studio arbeitet von der Schweiz und dem Vereinigten Königreich aus. Es baut Automatisierungen meist mit n8n, selbst gehostet in der EU, mit KI-Modellen dort, wo ein Schritt Urteilsvermögen braucht, und betreibt das eigene Studio mit denselben Werkzeugen. Das erste Gespräch dauert 20 Minuten und ist kostenlos, danach folgt eine schriftliche Offerte mit Festpreis. Die Beratung läuft auf Englisch, Französisch, Portugiesisch oder Spanisch, die Ergebnisse lassen sich auch auf Deutsch bauen.
Nicht für jeden ist das die richtige Wahl. Ein Grossunternehmen, das ein Team vor Ort oder rund um die Uhr besetzten Support braucht, ist bei einer grösseren Firma besser aufgehoben. Dasselbe gilt für regulierte Projekte mit Zertifizierungen, über die das Studio nicht verfügt. Wenden Sie die obigen Prüfpunkte auf das Studio genauso an wie auf alle anderen.
Häufige Fragen
Mit wie vielen Agenturen sollte ich sprechen?
Zwei bis drei genügen den meisten kleinen und mittleren Unternehmen. Geben Sie jeder denselben einseitigen Auftrag und stellen Sie dieselben Fragen. Mehr Gespräche bringen eher Verwirrung als Klarheit. Sie lernen mehr aus drei ausführlichen Antworten als aus dem Überfliegen von zehn Websites.
Muss die Agentur aus der Schweiz kommen?
Der Standort ist weniger wichtig als die Arbeitsweise. Ein Team in der Nähe erleichtert Workshops, und Kenntnis von Sprachen und Zahlungsarten in der Schweiz hilft. Entscheidend ist, dass die Agentur echte Arbeiten zeigt, den Datenfluss erklärt und bei Störungen erreichbar ist.
Ist ein Festpreis besser als Abrechnung nach Stunden?
Für einen klar umrissenen ersten Aufbau ist ein Festpreis leichter zu vergleichen und schützt Sie vor Kostenüberschreitung. Stundenabrechnung passt eher zu offenem Ausprobieren, wenn der Umfang noch unklar ist. In beiden Fällen sollten Sie den Umfang schriftlich festhalten und klären, wie Änderungen behandelt werden.
Was gehört in den Vertrag?
Mindestens Umfang, Preis, Zeitplan, Eigentum an Abläufen und Konten sowie die Regelung des Supports danach. Sind Personendaten betroffen, gehört auch deren Bearbeitung in den Vertrag. Das sind allgemeine Hinweise und keine Rechtsberatung. Lassen Sie den Vertrag deshalb von einer Fachperson prüfen.
Wie schnell sehe ich ein Ergebnis?
Ein kleiner erster Ablauf kann oft innert weniger Wochen laufen, je nachdem, wie viele Werkzeuge beteiligt sind. Misstrauen Sie Versprechen, die kommen, bevor jemand Ihren Ablauf gesehen hat, und ebenso Projekten ohne einen frühen Zwischenstand, den Sie selbst prüfen können.