In Zürich laufen viele Betriebe mit schlanken Teams: Agenturen, Kanzleien, Treuhänder, Verwaltungen, Beratungsfirmen. Dort ist Zeit teurer als Software, und trotzdem werden Offerten, Terminabsprachen und Zahlungserinnerungen oft von Hand erledigt. Das lässt sich ändern, ohne das Fachwissen der Leute anzutasten. Wir nehmen die Routine ab, die zwischen E-Mail, Kalender, Buchhaltung und CRM liegt, und lassen KI nur dort mitwirken, wo ein Schritt Einschätzung verlangt, zum Beispiel beim Vorsortieren von Anfragen.
Von unserem Standort im Knonauer Amt sind wir rund 30 Minuten von Zürich entfernt und kommen für die Prozessanalyse bei Ihnen vorbei, statt alles per Videocall zu klären. Die Abläufe laufen auf n8n, auf unserem Server in der EU (Frankfurt), und ein Schweizer Hoster ist auf Wunsch möglich. Das Erstgespräch führen wir auf Englisch, Französisch, Portugiesisch oder Spanisch; Texte und Oberflächen liefern wir auf Deutsch, bei Bedarf auch auf Französisch, Italienisch und Englisch.
Was wir machen
Offerten und Anfragen
Eingehende Anfragen werden erfasst, eingeordnet und der richtigen Person zugewiesen. Aus Ihren Vorlagen entsteht ein Offertentwurf, den Sie prüfen und freigeben, bevor irgendetwas an die Kundschaft rausgeht.
Rechnungen und Mahnwesen
Rechnungen entstehen aus Ihren Daten, offene Posten lösen ein höfliches Nachfassen aus, und Zahlungseingänge werden zugeordnet, sodass in der Buchhaltung weniger von Hand abgeglichen werden muss.
Termine und Erinnerungen
Terminvorschläge, Bestätigungen und Erinnerungen laufen automatisch, mit Anbindung an Ihren Kalender, damit weniger Hin und Her entsteht und weniger Termine unbemerkt ausfallen oder doppelt belegt sind.
Berichte und Assistent fürs Team
Ein wöchentlicher Bericht aus Ihren Systemen und ein interner Assistent, der Fragen zu Dokumenten beantwortet. Er macht Vorschläge, Ihr Team entscheidet, und jede übernommene Änderung bleibt rückgängig machbar.
Aktuelle Projekte
Zwei Plattformen, bei denen Anfragen, Buchung und Kommunikation automatisch ineinandergreifen.
So arbeiten wir
- 01
Erstgespräch
Ein kostenloses 20-minütiges Gespräch per Video oder bei Ihnen in Zürich: Welche Routine bremst Ihr Team, und welche Programme sind im Spiel?
- 02
Prozessanalyse und Offerte
Wir begleiten den Ablauf einmal vor Ort oder am Bildschirm, wählen die Aufgaben mit dem grössten Hebel und senden eine schriftliche Fixofferte.
- 03
Erster Ablauf in Betrieb
Der erste Workflow ist typischerweise in 1–2 Wochen live. Sie prüfen ihn mit echten Fällen, und erst danach bauen wir den nächsten.
- 04
Betrieb und Anpassung
Wir überwachen die Abläufe, beheben Fehler und passen sie an, wenn sich Ihr Team, Ihre Tools oder Ihre Angebote verändern.
Häufige Fragen
Kommen Sie für Meetings nach Zürich?
Ja. Wir arbeiten aus dem Knonauer Amt, etwa 30 Minuten entfernt, und kommen für die Prozessanalyse und wichtige Termine zu Ihnen. Den Rest klären wir per Video und Dokument, was für Zürcher Teams mit vollem Kalender meist angenehmer ist.
Welche Zürcher Branchen profitieren am meisten?
Alle mit viel Administration pro Kundin oder Auftrag: Agenturen, Kanzleien, Treuhand, Verwaltungen, Beratung. Entscheidend ist weniger die Branche als die Frage, wie oft dieselbe Handlung wiederkehrt. Im Erstgespräch schätzen wir das gemeinsam ein.
Was kostet KI Automatisierung in Zürich?
Wir nennen keine Zahlen, weil der Umfang den Preis macht: Zahl der Abläufe, angebundene Systeme und wie viel KI-Urteil gebraucht wird. Nach dem Erstgespräch kommt eine Fixofferte. Die laufenden Kosten der KI-Nutzung weisen wir monatlich aus.
Können Sie mit unserer Buchhaltung und unserem CRM arbeiten?
In der Regel ja, wenn die Programme eine Schnittstelle haben. Wir prüfen im Erstgespräch, welche Tools Sie nutzen, und sagen offen, was sich anbinden lässt und wo ein Zwischenschritt nötig wäre, bevor die Offerte entsteht.
Was ist mit dem Datenschutz, wenn Kundendaten im Spiel sind?
Wir richten Abläufe mit Blick auf das nDSG ein: wenig Daten, klare Hinweise, ein Verzeichnis, wohin Daten fliessen, EU-Hosting und menschliche Übergabe. Öffentliche Modelle werden nicht mit Ihren Daten trainiert. Die Freigabe erteilt Ihre Datenschutzberatung.