Die Kurzfassung
Zapier ist am einfachsten zu starten und hat den grössten Katalog fertiger App-Anbindungen. Es ist ein Cloud-Dienst und rechnet pro Task ab. Make ist ein visueller Baukasten, der Verzweigungen und Datenumwandlung gut beherrscht. Auch Make ist ein Cloud-Dienst, stammt von einem Unternehmen mit tschechischen Wurzeln und rechnet pro Operation ab. n8n lässt sich als Einziges auf dem eigenen Server betreiben. Es ist Open Source im Sinne von «Fair Code»: Der Quellcode ist öffentlich und für den eigenen Geschäftsbetrieb frei selbst hostbar, mit Einschränkungen beim Weiterverkauf als Dienst. Daneben gibt es n8n Cloud als gehostete Variante.
Keines der drei Werkzeuge ist allgemein das beste. Die Wahl hängt von der Komplexität Ihrer Abläufe ab, vom Volumen, davon, wer sie pflegt, und für viele Schweizer Firmen davon, wohin die Daten gelangen dürfen.
Die drei im Überblick
Die Tabelle beschreibt das jeweilige Grundmodell. Pläne und Limiten ändern sich oft, prüfen Sie daher vor dem Entscheid die aktuellen Preisseiten.
| Zapier | Make | n8n | |
|---|---|---|---|
| Betrieb | Nur Cloud-Dienst | Nur Cloud-Dienst | Selbst hosten oder n8n Cloud |
| Preiseinheit | Pro Task | Pro Operation | Selbst gehostet: Ihre Serverkosten. Cloud: pro Workflow-Ausführung |
| Stärke | Schnelle, einfache Verbindungen | Visuelle Logik und Datenverarbeitung | Komplexe Logik, eigener Code, Kontrolle |
| Einstieg | Sehr leicht | Mittel | Steiler, lohnt sich für Technikaffine |
| KI-Funktionen | Integrierte KI-Schritte | Integrierte KI-Module | KI-Agenten- und Modell-Nodes, dazu eigener Code |
| Wo die Daten verarbeitet werden | Infrastruktur des Anbieters | Infrastruktur des Anbieters, Unternehmen aus der EU | Dort, wo Sie es betreiben |
| Wer betreibt es | Der Anbieter | Der Anbieter | Sie oder Ihre Agentur (selbst gehostet) |
Wie sich die Preismodelle mit dem Wachstum verhalten
Zapier und Make rechnen nach Nutzung ab: Ein Task oder eine Operation entspricht grob einem Schritt, der etwas tut. Ein Ablauf mit sechs Schritten, der tausendmal im Monat läuft, verbraucht tausende Tasks. Bei kleinem Volumen sind die Kosten gut planbar. Sie steigen aber mit jedem Schritt, den Sie hinzufügen, und mit jedem Datensatz, den Sie verarbeiten. Prüfen Sie in den aktuellen Plänen, wie Schritte gezählt werden, bevor Sie Abläufe mit Schleifen oder vielen Datensätzen bauen.
n8n Cloud zählt Workflow-Ausführungen, ein langer Ablauf kostet pro Durchlauf also nicht mehr als ein kurzer. Bei selbst gehostetem n8n fällt keine Gebühr pro Schritt an. Sie zahlen für einen Server und für jemanden, der ihn betreut. Das ist bei hohen Volumen und schweren Abläufen attraktiv, aber ein schlechtes Geschäft für eine Firma mit drei einfachen Automatisierungen und ohne technische Person im Haus.
Datenhoheit: wohin fliessen Ihre Daten?
Jede Automatisierung bewegt Geschäftsdaten: Anfragen, Kundendaten, Rechnungen, Dokumente. Bei Zapier und Make laufen diese Daten über die Server des Anbieters, der den Ausführungsverlauf eine gewisse Zeit speichert. Beide sind etablierte Firmen mit Verträgen zur Auftragsbearbeitung, und Make ist ein Unternehmen aus der EU mit Rechenzentren in der EU. Das reicht oft aus. Sie verlassen sich damit aber auf deren Bedingungen, Regionen und Unterauftragnehmer.
Mit selbst gehostetem n8n bestimmen Sie, wo die Daten liegen: auf Ihrem eigenen Server, in einem Rechenzentrum in der EU oder bei einem Schweizer Hoster. Nutzdaten und Zugangsdaten bleiben auf Infrastruktur unter Ihrer Kontrolle, und Sie legen fest, wie lange Ausführungsprotokolle bleiben. Für Firmen unter dem Schweizer nDSG oder der DSGVO vereinfacht das die Verträge mit Auftragsbearbeitern, weil weniger Parteien die Daten sehen. Aufrufe an ein KI-Modell oder einen anderen externen Dienst verlassen den Server trotzdem, die Wahl dieser Anbieter ist also ebenso wichtig.
Die Kehrseite der Kontrolle ist die Verantwortung. Ein selbst gehostetes System braucht Updates, Backups, Überwachung und Sicherheits-Patches. Das ist keine Rechtsberatung: Ob ein Werkzeug für Ihre Daten zulässig ist, klären Sie mit Ihrer Datenschutzberatung.
Welches passt zu wem?
Als grobe Orientierung:
- Zapier passt, wenn Sie wenige einfache Automatisierungen zwischen gängigen Apps brauchen, niemand Technisches sie betreut und das Volumen klein ist.
- Make passt, wenn Ihre Abläufe verzweigen, wiederholen oder Daten umformen, Sie die Logik auf einer Fläche sehen wollen und ein gehosteter Dienst aus der EU zu Ihrer Datenpolitik passt.
- n8n passt, wenn Sie komplexe oder umfangreiche Abläufe haben, eigenen Code oder KI-Agenten brauchen, die Daten auf selbst gewählter Infrastruktur halten oder Gebühren pro Schritt vermeiden wollen.
- Mischformen sind möglich. Viele Firmen lassen ein paar funktionierende Zapier-Verbindungen bestehen und bauen Neues und Schwereres auf n8n.
Kosten, die oft vergessen gehen
Das Abo ist nicht die ganze Rechnung. Klären Sie vor dem Entscheid diese Punkte:
- Wartung: Wer spielt Updates bei selbst gehostetem n8n ein und stellt es nach einem Ausfall wieder her?
- Überwachung: Wer merkt, wenn ein Ablauf stillschweigend stehen bleibt? Fehlgeschlagene Läufe brauchen Alarme, damit nicht erst ein Kunde das Problem meldet.
- Eigentum: Können Sie Ihre Abläufe exportieren und anderswo betreiben? n8n-Workflows sind übertragbare Dateien. Zapier- und Make-Abläufe leben in der Plattform des Anbieters.
- Zugangsdaten: Automatisierungen halten Schlüssel zu CRM, Mail und Buchhaltung. Bewahren Sie sie in einem geschützten Speicher auf und beschränken Sie, wer bearbeiten darf.
- Änderungen: Werkzeuge werden aktualisiert, Schnittstellen ändern sich, KI-Modelle werden abgelöst. Planen Sie Zeit für die Pflege ein.
So prüfen Sie Ihre Wahl
Investieren Sie vor dem Entscheid eine Stunde in diese Übung. Sie klärt die Frage meist schneller als jeder Funktionsvergleich:
- Listen Sie Ihre fünf wichtigsten Abläufe auf und beschreiben Sie die Schritte jedes Ablaufs in einfachen Worten.
- Schätzen Sie, wie oft jeder Ablauf pro Monat läuft und wie viele Datensätze er dabei verarbeitet.
- Markieren Sie jene, die Personendaten berühren, etwa Kundendaten, Rechnungen oder Gesundheitsangaben.
- Rechnen Sie diese Mengen mit den aktuellen Plänen der Werkzeuge durch und zählen Sie dabei jeden Schritt.
- Fragen Sie, wer am Sonntag einen fehlgeschlagenen Lauf behebt. Lautet die Antwort «niemand», ist ein gehosteter Dienst oder ein betreutes Setup sicherer als ein eigener Server.
Wo RAWR steht
RAWR baut die meisten Automatisierungen auf n8n, selbst gehostet auf dem eigenen Server in der EU (Frankfurt, Deutschland), mit KI-Modellen von Anthropic und OpenAI, wo ein Schritt Urteilsvermögen braucht. Auf Anfrage läuft die Lösung auch auf Ihrem eigenen Server oder bei einem Schweizer Hoster. RAWR betreibt das eigene Studio auf demselben Stack: Posteingang, Verkaufsprozess und tägliche Selbstprüfungen.
Das ist eine Vorliebe, keine Regel. Eine einfache Verbindung mit zwei Schritten, die ein Teammitglied pflegen kann, braucht keine Agentur, und ein gehosteter Dienst ist dafür oft die richtige Antwort. Ein erster Workflow ist typischerweise in ein bis zwei Wochen live.
Häufige Fragen
Ist n8n wirklich gratis?
Der Quellcode ist öffentlich, und n8n ist unter seiner Fair-Code-Lizenz für den eigenen Geschäftsbetrieb frei selbst hostbar. Server, Backups und die Zeit für die Wartung kosten trotzdem. Der Weiterverkauf als Dienst ist eingeschränkt. n8n Cloud ist kostenpflichtig, prüfen Sie die aktuellen Pläne und Lizenzbedingungen für Ihren Fall.
Ist Make besser als Zapier?
Keines ist generell besser. Zapier ist einfacher und hat einen sehr breiten Katalog an App-Anbindungen. Make bietet auf einer visuellen Fläche mehr Kontrolle über Verzweigungen und Datenverarbeitung und passt eher zu komplexeren Abläufen. Beide rechnen nach Nutzung ab, vergleichen Sie deshalb, wie die aktuellen Pläne Tasks oder Operationen für Ihre Abläufe zählen.
Welches Werkzeug ist für den Datenschutz am besten?
Selbst gehostetes n8n bietet die meiste Kontrolle, weil die Daten auf einer von Ihnen gewählten Infrastruktur bleiben. Make ist ein EU-Unternehmen mit Rechenzentren in der EU, Zapier und Make bieten Verträge zur Auftragsbearbeitung an. Konform ist keines von selbst, es hängt von Aufbau und Verträgen ab. Lassen Sie es von Ihrer Datenschutzberatung prüfen.
Kann ich später von Zapier zu n8n wechseln?
Ja, aber es gibt keinen Import auf Knopfdruck. Die Abläufe werden in n8n neu gebaut, meist einzeln, und zwar zuerst jene, die am meisten kosten oder sensible Daten berühren. Lassen Sie alte und neue Version eine kurze Zeit parallel laufen, bevor Sie die alte abschalten.
Brauche ich für n8n eine Entwicklerin oder einen Entwickler?
Einfache n8n-Abläufe baut man visuell, ähnlich wie bei den anderen beiden. Komplexe Abläufe, eigener Code, Selbst-Hosting und Überwachung profitieren von technischem Wissen. Fehlt es im Team, beauftragen Sie eine Agentur mit Aufbau und Betreuung oder nutzen für einfache Aufgaben einen gehosteten Dienst.