Im Bezirk Affoltern führen oft die Inhaber selbst den Betrieb, und die Büroarbeit folgt nach Feierabend. Die Elektrikerin schreibt abends die Arbeitsrapporte, im Laden liegen Bestellungen auf Zetteln. Eine IT-Abteilung gibt es meist nicht, dafür ein Postfach und eine Buchhaltungslösung, die sich nicht kennen. Genau dort setzen wir an. Ein Ablauf verbindet diese Programme, bereitet Entwürfe vor und lässt Sie nur noch bestätigen. Das spart keine Stelle, aber den Abend.
Maschwanden, unser Schweizer Standort, liegt im selben Bezirk, und zu Ihnen sind es mit dem Auto zehn Minuten. Den ersten Ablauf schauen wir uns deshalb gern an Ihrem Arbeitsplatz an, bevor wir etwas bauen. Die Abläufe laufen mit n8n in Frankfurt auf unserem eigenen Server. KI-Modelle setzen wir dort ein, wo ein Schritt Urteil braucht, etwa beim Sortieren von E-Mails. Gesprochen wird mit uns auf Englisch, Französisch, Portugiesisch oder Spanisch, was Ihre Kundschaft liest, entsteht auf Deutsch. Bei Praxen besprechen wir vorab, welche Angaben ein Assistent gar nicht erst aufnehmen soll.
Was wir machen
Arbeitsrapporte aus Notizen
Sie tippen oder diktieren kurze Notizen vom Einsatz, ein Ablauf macht daraus einen Rapport und einen Rechnungsentwurf. Sie lesen, korrigieren und geben frei, erst danach geht die Rechnung an die Kundschaft.
Postfach aufräumen
Kundenfragen und Terminwünsche werden im Postfach erkannt, sortiert und mit einem Antwortentwurf vorbereitet. Dringendes steht oben, und abgeschickt wird erst nach Ihrem Klick, damit nichts ohne Ihre Kenntnis das Haus verlässt.
Erinnerungen ohne Telefon
Bestätigungen und Erinnerungen gehen automatisch per E-Mail an Kundschaft und Patienten, Absagen tragen sich im Kalender ein. So bleibt weniger am Telefon hängen, besonders in Praxen und Läden.
Antworten auf der Website
Ein Assistent beantwortet Fragen zu Öffnungszeiten und Leistungen aus Ihren eigenen Angaben und nimmt Anfragen auf. Bei Unsicherheit übergibt er an Sie. Was er nicht beantworten soll, legen wir vorher gemeinsam fest.
Aktuelle Projekte
Swiss Meetup und LinkUp laufen in der Schweiz, aber nicht in Affoltern. Sie zeigen, wie wir Anfragen, Buchungen und Bestätigungen zu einem Ablauf verbinden.
So arbeiten wir
- 01
Erstgespräch
Ein Anruf oder ein Besuch im Betrieb, 20 Minuten und kostenlos. Wir fragen, welche Arbeit am Abend liegen bleibt und mit welchen Programmen Sie sie erledigen.
- 02
Besuch und Offerte
Wir sehen uns einen Arbeitstag bei Ihnen an, wählen die lästigste Aufgabe und senden eine schriftliche Fixofferte, die Umfang und Betrieb festhält.
- 03
Erster Ablauf
Bis ein erster Workflow läuft, vergehen typischerweise 1 bis 2 Wochen, bei einem Website-Assistenten 2 bis 4. Sie probieren ihn mit echten Fällen, bevor er zum Alltag wird.
- 04
Pflege
Wir halten die Abläufe in Betrieb und stellen sie um, wenn Sie Programm oder Angebot wechseln. Störungen beheben wir, die KI-Nutzung sehen Sie monatlich in einer Übersicht.
Häufige Fragen
Lohnt sich das für einen Betrieb mit zwei oder drei Mitarbeitenden?
Oft gerade dann, weil die Büroarbeit an einer Person hängt. Wir beginnen mit einer einzelnen Aufgabe, damit Sie nach wenigen Wochen sehen, ob sie Zeit spart. Wenn nicht, bauen wir nicht weiter.
Kommen Sie zu uns in den Betrieb in Affoltern?
Ja, die Fahrt von Maschwanden dauert rund zehn Minuten, und den Ablauf sehen wir uns gern an Ihrem Arbeitsplatz an. Ein Büro in Affoltern haben wir nicht, dafür kurze Wege im selben Bezirk.
Darf ein Assistent in einer Praxis Anfragen entgegennehmen?
Er kann Fragen zu Öffnungszeiten beantworten und Terminwünsche aufnehmen. Gesundheitsangaben sollte er nicht sammeln, das legen wir vorab mit Ihnen fest. Das nDSG berücksichtigen wir beim Aufbau, die Freigabe erteilt Ihre Datenschutzberatung.
Muss ich meine Programme wechseln?
Meist nicht. Wir verbinden, was Sie schon nutzen, etwa Kalender und Buchhaltung. Ein Wechsel kommt nur infrage, wenn sich ein Programm nicht anbinden lässt, und das besprechen wir vorher offen.
Wie läuft das Gespräch, wenn ich lieber Deutsch spreche?
Das Beratungsgespräch läuft nicht auf Deutsch, sondern auf Englisch, Französisch, Portugiesisch oder Spanisch. Was Ihre Kundschaft sieht, zum Beispiel Bestätigungen oder den Assistenten, bauen wir auf Deutsch. Anpassungen am Wortlaut besprechen wir gemeinsam.