Rotkreuz ist ein Bahnknoten zwischen Zug, Luzern und Zürich, und im neueren Geschäftsviertel gibt es Büros ohne eigenen Empfang. Wer dort anruft oder die Website öffnet, landet schnell bei einer Mailbox. Ein KI Chatbot übernimmt diese erste Begrüssung. Er sagt, was Sie anbieten, fragt nach dem Anliegen und hält fest, wie Sie die Person erreichen. Antworten holt er nur aus Ihren Angaben. Was er nicht weiss, gibt er samt Verlauf an Ihr Team weiter, ohne zu raten.
Wer pendelt, schreibt oft am Abend oder früh am Morgen, wenn bei Ihnen niemand am Telefon sitzt. Der Assistent nimmt sie auf und schlägt freie Zeiten aus Ihrem Kalender vor. Eingetragen wird auf Wunsch erst nach Ihrem Okay. Das erste Gespräch mit uns führen wir auf Englisch, Französisch, Portugiesisch oder Spanisch. Die Inhalte des Chatbots entstehen auf Deutsch und bei Bedarf in weiteren Sprachen.
Was wir machen
Digitaler Empfang
Der Chatbot begrüsst Besucherinnen und Besucher Ihrer Website, erklärt kurz Ihre Leistungen und fragt nach dem Anliegen. So wirkt auch ein kleines Büro ohne Empfangsperson jederzeit ansprechbar.
Termine ausserhalb der Bürozeiten
Wer abends anfragt, bekommt sofort passende Vorschläge aus Ihrem Kalender. Ob der Assistent selbst einträgt oder auf Ihre Bestätigung wartet, legen wir vor dem Start gemeinsam mit Ihnen fest, je nach Betrieb.
Anliegen sortieren
Ein Gespräch über eine Rechnung landet bei einer anderen Person als eine Offertanfrage. Der Chatbot erkennt das Thema, sortiert danach und gibt den Verlauf mit, damit niemand von vorn beginnt.
Wegbeschreibung und Erreichbarkeit
Wenn Gäste mit dem Zug anreisen, erklärt der Assistent den Weg vom Bahnhof zu Ihrem Büro. Dafür tragen wir die Angaben ein, die Sie Besuchern sonst am Telefon geben.
Aktuelle Projekte
LinkUp und Swiss Meetup sind Plattformen in vier Sprachen, die wir von der Idee bis zum Betrieb gebaut haben.
So arbeiten wir
- 01
Erstes Gespräch
Im ersten Gespräch von 20 Minuten geht es darum, wer heute Anfragen annimmt und was liegen bleibt. Eine feste Offerte folgt schriftlich, und das Gespräch kostet nichts.
- 02
Antworten festlegen
Wir tragen Leistungen, Zeiten und Anfahrt zusammen und bestimmen mit Ihnen, bei welchen Themen der Chatbot sofort an eine Person übergeben muss.
- 03
Anbinden und testen
Wir verbinden den Chatbot mit Ihrem Kalender oder Postfach. Das dauert typischerweise zwei bis vier Wochen, in denen Sie ihn mit Fragen aus Ihrem Alltag ausprobieren und uns sagen, was sich anders anfühlen soll.
- 04
Start und Feinschliff
Nach dem Start schauen wir mit Ihnen auf die ersten Abendgespräche. Wo der Assistent unsicher war, ergänzen wir die Antworten, bis er den Alltag Ihres Büros abdeckt.
Häufige Fragen
Wir sind ein kleines Team ohne Empfang. Reicht ein Chatbot als erste Anlaufstelle?
Für Standardfragen und Anfragen ja. Er nimmt auf, beantwortet und sortiert vor. Was ein Gespräch braucht, geht an eine Person aus Ihrem Team, mit allen Angaben. Ihr Telefon ersetzt er nicht, er entlastet es.
Trägt der Chatbot Termine selbst in unseren Kalender ein?
Das hängt von Ihrer Einstellung. Entweder trägt er freie Zeiten selbst ein, oder er schlägt sie vor und wartet auf Ihre Bestätigung. Bei Änderungen an Ihren Daten empfehlen wir Letzteres, jede Änderung lässt sich zudem rückgängig machen.
Kann der Chatbot erklären, wie man vom Bahnhof zu uns kommt?
Ja, sofern Sie die Angaben liefern, etwa Gehweg, Stockwerk und Klingel. Wir tragen sie ein, und der Assistent gibt sie auf Deutsch oder in einer anderen Sprache weiter. Er erfindet keine Wege, die nicht in Ihren Unterlagen stehen.
Was sieht mein Team am nächsten Morgen von den Anfragen der Nacht?
Eine geordnete Liste im Postfach oder CRM. Jede Anfrage trägt Thema, Anliegen und Erreichbarkeit samt Gesprächsverlauf, und Terminwünsche stehen als Vorschlag dabei. So beginnt der Morgen mit Rückrufen statt mit Rückfragen.
Funktioniert der Chatbot auch auf dem Handy von Pendlern?
Ja, das Chatfenster ist für Handy und Computer gebaut. Gerade wer im Zug sitzt, stellt seine Frage oft kurz und unterwegs. Der Assistent antwortet entsprechend knapp und bietet bei Bedarf an, die Anfrage Ihrem Team zu übergeben.