Wer in Rotkreuz arbeitet und oft unterwegs ist, kennt das. Man sitzt in Zug beim Kunden, in Luzern auf einer Messe oder in Zürich im Meeting, und die Büroarbeit wartet im Zug. Notizen landen im Handy, ein Nachfassen wird vergessen, die Offerte entsteht erst am Freitag. Hier lohnt sich Automatisierung am meisten. Ein Ablauf nimmt Ihre Notiz auf, legt sie im CRM ab, schreibt einen Entwurf für die Antwort und erinnert Sie, wenn niemand reagiert. Sie prüfen und senden, mehr nicht.
Wir fahren rund 15 Minuten nach Rotkreuz und machen die Bestandsaufnahme gern bei Ihnen vor Ort. Gebaut wird mit n8n, offener Software für verbundene Abläufe, die bei uns in Frankfurt läuft, auf Wunsch auch bei einem Schweizer Anbieter. KI-Modelle setzen wir nur ein, wo ein Schritt abwägen muss, etwa beim Zusammenfassen eines Gesprächs. Das Gespräch mit uns geht auf Portugiesisch, Spanisch, Französisch oder Englisch, die fertigen Mails und Berichte lesen Sie auf Deutsch.
Was wir machen
Nachfassen nach dem Termin
Nach einem Kundentermin geht eine Erinnerung an Sie, samt Entwurf für die Mail. Antwortet die Person nicht, meldet sich der Ablauf nach der Frist, die Sie festlegen, und wartet auf Ihre Freigabe.
Gesprächsnotizen im CRM
Sie diktieren oder tippen eine kurze Notiz, der Ablauf ordnet sie dem richtigen Kontakt zu und schreibt die nächsten Schritte hinein. Das CRM bleibt aktuell, ohne dass abends jemand nachträgt.
Neue Mitarbeitende einführen
Beim Eintritt entstehen Konten, Mails und Aufgaben für die ersten Wochen nach Ihrer Checkliste. Die Person erhält Zugänge im richtigen Moment, und Sie sehen, was noch offen ist.
Antwortentwürfe für das Postfach
Eingehende Anfragen werden gelesen, eingeordnet und mit einem Entwurf versehen. Sie lesen, ändern und senden. Der Ablauf schreibt nichts ohne Ihr Okay, und Anfragen, die er nicht einordnen kann, legt er Ihnen unverändert vor.
Aktuelle Projekte
Swiss Meetup und LinkUp zeigen, was geschieht, wenn mehrere Systeme dieselben Daten brauchen und nichts verloren gehen darf.
So arbeiten wir
- 01
Gespräch
Im Erstgespräch fragen wir 20 Minuten lang, wo bei Ihnen Zeit verloren geht, meist zwischen Termin und Folgeaufgabe. Die Offerte für den ersten Ablauf kommt danach schriftlich und mit festem Umfang.
- 02
Ablauf festlegen
Gemeinsam skizzieren wir, wie eine Anfrage von der Notiz bis zur Rechnung läuft. Daraus ergibt sich, welcher Schritt zuerst automatisiert wird und welche Programme dafür verbunden werden.
- 03
Bauen und testen
Ein erster Ablauf steht typischerweise nach ein bis zwei Wochen. Zuerst läuft er an echten Terminen nur mit, dann schaltet er sich scharf. Wir korrigieren, bis er im Alltag stimmt.
- 04
Betrieb
Wir behalten die Abläufe im Blick und rufen an, wenn etwas stockt. Neue Schritte folgen, sobald Sie dem ersten vertrauen, und jeden Ablauf können Sie ausschalten.
Häufige Fragen
Wir sind oft unterwegs. Funktioniert das auch vom Handy aus?
Ja. Notizen, Freigaben und Rückfragen laufen über Kanäle, die Sie ohnehin am Handy nutzen, etwa Mail oder Messenger. Sie müssen nicht am Schreibtisch sitzen, um einen Entwurf zu bestätigen, und können ihn auch auf dem Heimweg im Zug freigeben.
Welches CRM brauche ich?
Sie brauchen keines, das wir vorschreiben. Wir nehmen, was Sie schon nutzen, solange es eine Schnittstelle gibt. Falls Sie noch keines nutzen, kann eine einfache Tabelle der Anfang sein und später ein CRM folgen.
Lohnt sich das für ein Team von fünf Personen?
Oft schon, weil sich kleine Aufgaben summieren. Den Anfang macht, was Ihnen heute am meisten Zeit nimmt. Ob sich das rechnet, sehen Sie nach wenigen Wochen. Dann entscheiden Sie, ob weitere Schritte folgen.
Was passiert mit Kundendaten, wenn eine KI sie liest?
Ein KI-Modell erhält nur, was der Schritt braucht, und ein Verzeichnis zeigt, welche Daten wohin gehen. Laut den Geschäftsbedingungen der Anbieter werden Ihre Daten nicht zum Training genutzt. Ob das für Ihren Betrieb reicht, prüft Ihre Datenschutzberatung.
Kann der Ablauf auch Termine zwischen Zug und Luzern einplanen?
Er kann freie Zeiten im Kalender prüfen und Terminvorschläge in eine Mail schreiben. Die Wegzeiten legen Sie als Regel fest. Gebucht wird erst, wenn Sie oder die Gegenseite bestätigen. So landet nichts im Kalender, was Sie nicht gesehen haben.