Wer in Hünenberg einen kleinen Betrieb führt, hat meist keine Verwaltung, dafür Aufträge, die alle denselben Weg gehen. Eine Anfrage trifft ein, es folgt die Offerte, nach dem Auftrag die Rechnung, und manchmal eine Erinnerung, wenn das Geld ausbleibt. Jeden dieser Schritte schreibt jemand von Hand, oft die Inhaberin selbst am Abend. Ein Ablauf kann das Vorbereiten übernehmen, damit Sie nur noch lesen, anpassen und senden.
Das erste Gespräch dauert 20 Minuten und kostet nichts. Danach schauen wir uns Ihre Abläufe gern am Arbeitsplatz an, von uns aus sind es etwa 15 Minuten nach Hünenberg. Gebaut wird mit n8n auf einem Server in Frankfurt, den wir betreiben, auf Wunsch auch bei einem Schweizer Anbieter. Verständigen können wir uns auf Französisch, Spanisch, Portugiesisch oder Englisch. Die Texte für Ihre Kundschaft schreiben wir auf Deutsch.
Was wir machen
Anfrageformular ohne Abtippen
Was jemand auf Ihrer Website oder per Mail anfragt, landet geordnet in einer Liste. Ein Entwurf für die erste Antwort liegt bereit, und die Anfrage geht nicht im Postfach unter.
Mahnwesen mit Augenmass
Offene Rechnungen werden regelmässig geprüft. Ein freundlicher Entwurf geht an Sie zur Freigabe, nie automatisch an die Kundschaft. Sie behalten die Hand darauf, wer wann eine Erinnerung erhält.
Terminbestätigung per Mail
Sobald ein Termin steht, erhält die Person eine Bestätigung mit Datum, Ort und Hinweisen. Einen Tag vorher folgt eine kurze Erinnerung, damit weniger Termine kurzfristig ausfallen.
Wochenübersicht für das Büro
Jeden Montag fasst ein Bericht zusammen, welche Offerten offen sind, welche Rechnungen warten und welche Termine anstehen. Sie lesen ihn in zwei Minuten und wissen, womit die Woche beginnt.
Aktuelle Projekte
Swiss Meetup und RAKU Sushi zeigen, wie aus einer Bestellung oder Buchung ohne Umwege eine Bestätigung wird.
So arbeiten wir
- 01
Gespräch über Ihre Aufträge
Wir sprechen darüber, was bei Ihnen nach einem Auftrag alles passiert und wo es hakt. Danach bekommen Sie schriftlich eine Offerte, die den ersten Ablauf klar umreisst.
- 02
Ablauf aufzeichnen
Wir halten gemeinsam fest, wer was wann tut. Daraus entscheiden wir, welcher Teil sich am besten übernehmen lässt, und was bewusst in Ihrer Hand bleibt.
- 03
Probelauf mit Beispielen
Ein erster Ablauf ist typischerweise innert ein bis zwei Wochen einsatzbereit. Sie probieren ihn zuerst mit Beispielen aus, bevor er echte Mails verschickt.
- 04
Betrieb und Anpassung
Wir beobachten die Abläufe und beheben Fehler. Wenn sich Ihr Angebot oder Ihre Vorlagen ändern, passen wir sie an, und weitere Schritte kommen dazu, sobald Sie das möchten.
Häufige Fragen
Ich habe keine IT-Abteilung. Kann ich trotzdem anfangen?
Ja, genau für solche Betriebe ist es gedacht. Sie brauchen keine Technik zu verstehen. Wir richten alles ein, erklären die wichtigsten Schritte und sind erreichbar, wenn etwas nicht wie erwartet läuft.
Versendet der Ablauf Mahnungen selbstständig?
Nein. Er bereitet Entwürfe vor und legt sie Ihnen zur Freigabe vor. Wer wann eine Erinnerung erhält, entscheiden Sie. Der Ton lässt sich festlegen, damit Stammkundschaft nicht wie ein Problemfall behandelt wird.
Welche Buchhaltungsprogramme lassen sich anbinden?
Das hängt vom Programm ab. Viele gängige Lösungen haben eine Schnittstelle, andere lassen sich über Mail oder Export einbinden. Wir prüfen im Erstgespräch, was bei Ihnen möglich ist, und sagen ehrlich, wenn etwas nicht geht.
Ich arbeite oft allein. Lohnt sich das für mich?
Wenn dieselben Mails und Erinnerungen jede Woche Zeit kosten, lohnt es sich meist schon mit einem einzigen Ablauf. Wir beginnen klein, und Sie sehen nach wenigen Wochen, wie viel Handarbeit tatsächlich entfällt.
Wohin gehen meine Kundendaten?
Auf einen Server in Frankfurt, den wir betreiben, oder auf Wunsch zu einem Schweizer Anbieter. Wir dokumentieren den Weg der Angaben und richten alles mit Blick auf das nDSG ein. Ob das für Sie genügt, sagt Ihre Datenschutzberatung.