Baar schliesst im Norden an die Stadt Zug an und teilt sich mit ihr den Wirtschaftsraum. Hier haben viele internationale Holdings und Dienstleistungsfirmen ihren Sitz. Betreut ein kleines Team mehrere Gesellschaften oder Standorte, bleibt die Korrespondenz gross. Rechnungen warten auf eine Freigabe, und Zahlen für die Muttergesellschaft müssen jeden Monat zusammengetragen werden. Genau diese Wiederholungen eignen sich für Automatisierung. Ein Ablauf sortiert, was hereinkommt, und legt es der zuständigen Person vorbereitet zur Freigabe hin. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Aus dem Knonauer Amt sind wir mit dem Auto rund 25 Minuten von Baar entfernt, die Prozessanalyse machen wir deshalb gern bei Ihnen am Tisch. Gebaut wird mit n8n auf unserem Server in Frankfurt, KI-Modelle kommen nur dort dazu, wo ein Schritt Urteilsvermögen verlangt. Das Erstgespräch führen wir auf Englisch, Französisch, Portugiesisch oder Spanisch. Bestätigungen und Berichte, die das System ausgibt, liefern wir auf Deutsch oder Englisch. Datenschutz nach nDSG planen wir von Anfang an mit und halten schriftlich fest, welche Daten wohin gehen.
Was wir machen
Rechnungen und Freigaben
Eingehende Rechnungen werden ausgelesen, der richtigen Gesellschaft und dem richtigen Konto zugeordnet und der zuständigen Person vorgelegt. Freigegeben oder gebucht wird erst, wenn jemand bei Ihnen auf Bestätigen klickt.
Dokumenteneingang
Unterlagen aus E-Mail und Upload werden benannt und abgelegt, dazu gibt es eine kurze Zusammenfassung, auch wenn sie in verschiedenen Sprachen eintreffen. Ihr Team findet später alles am selben Ort wieder.
Berichte an die Zentrale
Zahlen aus Buchhaltung und CRM werden zu einem monatlichen Bericht zusammengezogen, der am vereinbarten Tag bereitliegt. Kommentare entstehen als Entwurf aus den Daten, den Schluss schreibt Ihr Team.
Assistent für Anfragen
Ein Assistent auf Ihrer Website oder im Team beantwortet Fragen aus Ihren eigenen Unterlagen, nimmt Anfragen auf und übergibt an eine Person, wenn er nicht sicher ist. Er schlägt vor, Sie bestätigen.
Aktuelle Projekte
Swiss Meetup und LinkUp sind mehrsprachige Schweizer Plattformen und liegen nicht in Baar, sie zeigen aber, wie wir Abläufe zwischen mehreren Systemen bauen.
So arbeiten wir
- 01
Erstgespräch
Zwanzig Minuten, kostenlos, per Video oder bei Ihnen am Schreibtisch in Baar. Wir klären, welche Aufgaben im Backoffice wiederkehren und welche Systeme Ihr Team dafür offen hat.
- 02
Prozess-Check und Offerte
Wir sehen uns einen Ablauf von Eingang bis Ablage an und halten schriftlich fest, was automatisch läuft und wo eine Person freigibt. Danach folgt eine Fixofferte mit Umfang und Betrieb.
- 03
Erster Ablauf
Der erste Workflow geht typischerweise nach 1 bis 2 Wochen live und läuft zunächst neben Ihrer gewohnten Arbeit, damit Sie Ergebnisse vergleichen können, bevor er etwas ersetzt.
- 04
Laufender Betrieb
Wir überwachen die Abläufe auf unserem Server, weisen die KI-Nutzung monatlich aus und passen alles an, wenn eine Gesellschaft oder ein Programm dazukommt.
Häufige Fragen
Womit fangen wir in unserem Backoffice an?
Mit der Aufgabe, die jeden Monat am meisten Zeit bindet, meist Rechnungsfreigabe oder Berichte an die Zentrale. Wir bilden sie zuerst für eine Gesellschaft ab, prüfen sie mit Ihnen im Alltag und übertragen sie erst danach auf weitere. So bleibt das Risiko klein.
Können mehrere Gesellschaften unter einem Dach getrennt geführt werden?
Ja. Jede Gesellschaft bekommt eigene Konten und Freigabeketten, während Berichte bei Bedarf zusammenlaufen. Welche Trennung nötig ist, klären Ihre Treuhänder oder Ihre Finanzleitung. Wir bilden sie im Ablauf ab und dokumentieren sie.
Wie lange fahren Sie nach Baar, und müssen wir uns treffen?
Rund 25 Autominuten aus dem Knonauer Amt. Das Erstgespräch läuft per Video, die Prozessanalyse machen wir auf Wunsch bei Ihnen in Baar, weil man am Schreibtisch schneller sieht, wo Unterlagen hängen bleiben. Ein eigenes Büro vor Ort unterhalten wir nicht.
Wo liegen unsere Daten, und was gilt beim nDSG?
Standardmässig läuft alles in Frankfurt, also in der EU, auf einem Server, den wir selbst betreiben. Ein Schweizer Hoster ist auf Wunsch möglich. Datenfluss und Hinweise bauen wir mit dem nDSG im Blick auf, abnehmen muss es Ihre Datenschutzberatung.
Können Berichte und Bestätigungen auf Englisch erscheinen?
Ja. Die Ausgaben bauen wir auf Deutsch und Englisch, auf Wunsch auch auf Französisch oder Italienisch. Ihre Gegenseite bekommt dann die Sprache, in der sie schreibt. Die Texte sollte einmal jemand aus Ihrem Team gegenlesen.