In Steinhausen gibt es Businessparks mit Dienstleistungsfirmen. Wer seine Arbeitszeit verkauft, etwa als Beratung, Treuhandbüro oder Agentur, hat Zeit als Rohstoff, und doch geht ein Teil davon in die Verwaltung der Zeit. Stunden werden erfasst, später in eine Tabelle übertragen, am Monatsende zusammengerechnet und in eine Rechnung getippt. Dazwischen laufen Projektstarts, Rückfragen und Berichte an die Kundschaft. Diese Kette lässt sich so verbinden, dass jede Angabe nur einmal eingetragen wird.
Ein erster Schritt ist selten gross. Wir schauen, wo Daten heute doppelt erfasst werden, und bauen genau dort einen Ablauf in n8n. Die Software läuft in Frankfurt auf einem Server, den wir verwalten, auf Wunsch auch bei Ihnen oder bei einem Hoster in der Schweiz. Ein KI-Modell fasst Texte nur dort zusammen oder ordnet sie ein, wo es nötig ist, etwa bei einem Projektstand, und Sie geben das Ergebnis frei. Nach Steinhausen fahren wir etwa 20 Minuten. Beraten werden Sie auf Englisch, auf Wunsch auch auf Französisch, Portugiesisch oder Spanisch.
Was wir machen
Stunden werden zur Rechnung
Erfasste Stunden fliessen in einen Rechnungsentwurf mit Projekt, Satz und Beschreibung. Sie prüfen und geben frei, danach geht die Rechnung in Ihr Buchhaltungsprogramm. Abtippen entfällt.
Projektstart per Vorlage
Sagt eine Kundin zu, entstehen Ordner, Aufgaben und Bestätigungsmail nach Ihrer Vorlage. Jede Person im Team sieht, was zu tun ist, und der Start braucht keine Handarbeit mehr.
Monatsbericht ohne Zahlenjagd
Am Monatsende zieht der Ablauf Stunden, Umsatz und offene Posten zusammen und schreibt eine kurze Zusammenfassung. Sie sehen auf einer Seite, welche Projekte laufen und wo es Nachfragen gibt.
Interner Assistent fürs Team
Ein Chat im Team beantwortet Fragen zu Vorlagen, Abläufen und Richtlinien aus Ihren eigenen Dokumenten. Neue Mitarbeitende finden Antworten selbst, und Ihr Team wird seltener unterbrochen.
Aktuelle Projekte
LinkUp und Swiss Meetup zeigen, wie wir Systeme bauen, in denen Anfragen, Angebote und Bestätigungen zusammenlaufen.
So arbeiten wir
- 01
Erstgespräch
Wir gehen in 20 Minuten Ihren Weg vom ersten Kontakt bis zur Rechnung durch. Danach beschreibt eine feste Offerte, welchen Ablauf wir zuerst bauen.
- 02
Programme sichten
Wir schauen uns an, welche Programme Sie nutzen und wo Daten doppelt erfasst werden. Aus dieser Übersicht wählen wir den Schritt, der am meisten Zeit spart.
- 03
Bauen und testen
Bis zum ersten Workflow rechnen Sie typischerweise mit ein bis zwei Wochen. Sie testen ihn mit abgeschlossenen Projekten, bevor er aktuelle Rechnungen vorbereitet, und wir korrigieren, was nicht passt.
- 04
Betrieb und Ausbau
Wir beobachten laufend, ob alles durchläuft, sagen Bescheid bei Störungen und ziehen die Abläufe nach, wenn Sie Programme wechseln. Weitere Schritte, etwa der Monatsbericht, folgen dann, wenn der erste zuverlässig läuft.
Häufige Fragen
Können wir unsere Zeiterfassung behalten?
Ja. Wir verbinden, was Sie bereits nutzen. Hat Ihr Programm eine Schnittstelle oder einen Export, lässt sich die Zeiterfassung anbinden. Sonst schlagen wir eine einfache Lösung vor, die zu Ihrem Alltag passt.
Prüft jemand die Rechnung, bevor sie rausgeht?
Ja, immer Sie oder eine Person aus Ihrem Team. Der Ablauf schreibt einen Entwurf. Gesendet oder verbucht wird erst, wenn Sie freigeben, und Änderungen bleiben nachvollziehbar und lassen sich zurücknehmen.
Wir betreuen Kundschaft in mehreren Sprachen. Geht das?
Ja. Mails und Berichte lassen sich auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch erzeugen. Wir prüfen mit Ihnen die Vorlagen, damit Anrede und Fachbegriffe stimmen, und Sie lesen die Texte vor dem Versand gegen.
Wie viel Aufwand hat mein Team beim Einführen?
Am Anfang rechnen Sie mit einem Gespräch, einer Sichtung Ihrer Vorlagen und einigen Testläufen. Danach läuft der Ablauf im Hintergrund. Ihr Team lernt neue Handgriffe nur dort, wo wir etwas ändern.
Brauchen wir KI, oder genügt eine normale Automatisierung?
Oft genügt eine Automatisierung ohne KI. Wir setzen ein Modell nur ein, wo ein Schritt Texte lesen oder zusammenfassen muss. Wir sagen im Erstgespräch offen, wo es sich lohnt und wo ein einfacher Ablauf reicht.