Dienstleistungsfirmen leben von Kundschaft, die bleibt, und ein grosser Teil ihrer Mails sind Rückfragen. Wie weit ist mein Auftrag, und wer ist für mein Anliegen zuständig? In Steinhausen arbeiten Dienstleister auch in Geschäftsparks, und ihre Teams sind oft zwischen Terminen, Projekten und Kundenanrufen verteilt. Ein KI Chatbot auf Ihrer Website oder im Kundenbereich beantwortet die wiederkehrenden Fragen aus Ihren eigenen Unterlagen, damit Ihr Team Zeit für die Anliegen behält, die eine Person brauchen.
Was Einzelheiten zu einem bestimmten Auftrag oder einer bestimmten Rechnung betrifft, gibt der Assistent an die zuständige Person weiter. Er erklärt Abläufe und Fristen, ohne Zahlen zu erfinden, und sagt offen, wenn eine Angabe in Ihren Unterlagen fehlt. Mit uns reden Sie Englisch, Französisch, Portugiesisch oder Spanisch. Gebaut wird der Assistent auf Deutsch, auf Wunsch zusätzlich auf Englisch. Von uns aus sind es etwa 20 Minuten Fahrt bis Steinhausen.
Was wir machen
Statusfragen beantworten
Der Assistent erklärt, wie ein Auftrag bei Ihnen abläuft, welche Schritte folgen und wann Kundschaft mit was rechnen kann. Er stützt sich auf Ihre Prozessbeschreibung und rät nicht.
Abläufe und Fristen erklären
Zahlungsfristen, Kündigungswege, Öffnungszeiten, Zuständigkeiten. Alles, was in Ihren Unterlagen steht, beantwortet er sofort. Auskünfte zu einzelnen Rechnungen oder Verträgen gibt weiterhin eine Person aus Ihrem Team.
Anfragen neuer Kundschaft
Wer noch nicht Kunde ist, wird nach Anliegen und Firma gefragt. Die Angaben gehen ins CRM oder ins Postfach, damit Ihr Verkauf nicht mit einem leeren Mail beginnt.
Persönliches bleibt bei Menschen
Bei Beschwerden, Streitfällen oder heiklen Themen übergibt der Assistent höflich und mit dem ganzen Verlauf an eine Person. Welche Themen dazugehören, entscheiden Sie vor dem Start.
Aktuelle Projekte
LinkUp ist eine Plattform für Dienstleistungsanfragen, Swiss Meetup eine für Veranstaltungen, beide laufen in vier Sprachen.
So arbeiten wir
- 01
Gespräch zu Ihren Rückfragen
Das erste Gespräch dauert 20 Minuten und dreht sich um die Rückfragen, die bei Ihnen immer wieder ankommen. Es ist gratis, und die Offerte mit festem Umfang schreiben wir anschliessend.
- 02
Abläufe aufschreiben
Gemeinsam halten wir fest, wie ein Auftrag bei Ihnen läuft, welche Fristen gelten und wer wofür zuständig ist. Das Papier dient zugleich als Grundlage für die Antworten des Assistenten.
- 03
Bau und Test mit Ihrem Team
Für die Einrichtung rechnen wir typischerweise mit zwei bis vier Wochen. Danach beantwortet Ihr Team Testfragen aus dem Alltag, und wir ändern Formulierungen, bis sie nach Ihrer Firma klingen.
- 04
Mitlesen in den ersten Wochen
Wir lesen die ersten echten Gespräche mit Ihnen durch, stopfen Lücken und passen die Übergaberegeln an. Danach reicht es, wenn Sie uns Änderungen bei Fristen oder Abläufen melden.
Häufige Fragen
Kann der Chatbot Auskunft zu einzelnen Rechnungen geben?
Das lässt sich nur mit Anbindung an Ihre Buchhaltung und nur nach klaren Regeln machen. In der Regel erklärt der Assistent Abläufe und übergibt Fragen zu einzelnen Beträgen an eine Person. Was bei Ihnen sinnvoll ist, klären wir im Gespräch.
Kann er erklären, wie man zu uns ins Büro findet?
Ja, wenn Sie uns die Angaben geben, etwa Eingang, Stockwerk, Parkmöglichkeiten und wo Gäste sich melden. Der Assistent gibt das in der Sprache der Person weiter und erfindet keine Details, die in Ihren Unterlagen fehlen.
Spart das Zeit, wenn wir kein eigenes Supportteam haben?
Gerade dann kann es helfen, weil bei Ihnen dieselben Personen Projekte und Rückfragen tragen. Je mehr Wiederholungen der Assistent übernimmt, desto weniger Unterbrechungen haben sie. Wie viel das ausmacht, sehen Sie nach dem Start in den Gesprächen.
Wie wird verhindert, dass der Assistent falsche Fristen nennt?
Er antwortet nur aus den Unterlagen, die wir gemeinsam freigeben. Stehen Fristen dort nicht, sagt er das offen und übergibt. Nach dem Start lesen wir Gespräche mit, und Änderungen an Fristen tragen wir für Sie nach.
Braucht die Kundschaft eine Einwilligung, bevor sie mit dem Chat schreibt?
Wir richten einen klaren Datenschutzhinweis im Chatfenster ein und dokumentieren, welche Angaben wohin gehen, mit dem nDSG im Blick. Ob das für Ihren Fall genügt, entscheidet Ihre Datenschutzberatung. Wir liefern ihr die Unterlagen dafür.