Dietikon liegt im Limmattal neben Zürich und steht für Handwerk, Handel und Logistik. Wo Bestellungen per Mail eintreffen, sieht der Alltag oft gleich aus. Eine Bestellung kommt als PDF, ein Lieferant bestätigt in zwei Sätzen, die Offertanfrage eines Bauherrn steht mitten in einer Mail. Jemand liest, tippt ab und legt ein. Das sind Minuten pro Vorgang und Stunden pro Woche. Ein Ablauf kann Mails und Anhänge lesen, die Angaben in Ihr System schreiben und bei Unklarheit nachfragen, statt zu raten.
Wie selbständig der Ablauf arbeitet, bestimmen Sie. KI liest Text und Anhänge nur dort, wo es nötig ist, und Sie legen fest, was automatisch läuft und was erst nach Ihrem Okay. Gebaut wird in n8n, die Software steht bei uns in Frankfurt, auf Wunsch bei einem Anbieter in der Schweiz. Nach Dietikon brauchen wir rund 25 Minuten, und wir sehen uns Abläufe am liebsten dort an, wo sie stattfinden. Mit uns reden Sie auf Englisch, Französisch, Portugiesisch oder Spanisch, Ihre Mitarbeitenden arbeiten auf Deutsch.
Was wir machen
Bestellungen aus Mails erfassen
Ein Ablauf liest eingehende Bestellungen samt PDF, trägt Artikel und Mengen in Ihr System ein und legt unklare Fälle zur Prüfung vor. Sie sehen auf einen Blick, was noch Ihre Aufmerksamkeit braucht.
Lieferscheine und Bestätigungen
Gelieferte Ware wird mit der Bestellung abgeglichen, Abweichungen werden markiert. Bestätigungen an die Kundschaft entstehen als Entwurf und gehen erst nach Ihrer Freigabe raus, damit nichts Falsches beim Kunden landet.
Offertanfragen sortieren
Anfragen von Bauherren, Firmen oder Privaten werden nach Art und Dringlichkeit eingeordnet. Wer zuständig ist, erhält die Anfrage samt Fotos und Adresse und muss nicht nachfragen.
Lieferstatus für Kundschaft
Eine Kundin muss nicht mehr anrufen, um zu wissen, wann ihre Lieferung kommt. Der Ablauf schreibt aus Ihren Daten eine kurze Statusmail, sobald sich etwas ändert.
Aktuelle Projekte
RAKU Sushi und LinkUp zeigen, wie wir Bestellungen und Anfragen über mehrere Systeme hinweg bis zur Bestätigung durchreichen.
So arbeiten wir
- 01
Kennenlernen
Wir sprechen 20 Minuten darüber, wie Bestellungen und Anfragen bei Ihnen eintreffen und wer sie bearbeitet. Danach schicken wir eine feste, schriftliche Offerte.
- 02
Beispiele sammeln
Sie geben uns einige echte Mails, Lieferscheine und Bestellungen, natürlich ohne vertrauliche Angaben. Daran prüfen wir, was ein Ablauf zuverlässig liest und wo ein Mensch entscheiden muss.
- 03
Aufbau und Probelauf
Typischerweise steht ein erster Ablauf in ein bis zwei Wochen. Er läuft zuerst parallel zu Ihrer Arbeit, damit Sie vergleichen können, bevor er etwas verbucht.
- 04
Betrieb
Wir kontrollieren die Abläufe und ziehen sie nach, wenn ein Lieferant sein Format ändert. Neue Schritte kommen dazu, sobald der erste verlässlich läuft, und alles lässt sich pausieren.
Häufige Fragen
Kann ein Ablauf PDF-Bestellungen zuverlässig lesen?
Meist ja, wenn Layout und Angaben ähnlich bleiben. Bei ungewohnten Formaten legt er den Fall zur Prüfung vor, statt zu raten. Wir testen zuerst mit Ihren echten Beispielen und sagen, wie hoch die Trefferquote realistisch ist.
Welches Warenwirtschaftssystem brauche ich?
Ihr bestehendes System bleibt, sofern eine Schnittstelle oder ein Export besteht. Bei sehr alten Systemen sprechen wir offen über Zwischenlösungen, etwa den Austausch per Mail oder Datei. Ein Wechsel ist keine Voraussetzung, kann aber später sinnvoll werden.
Wir haben viele kleine Lieferanten mit unterschiedlichen Formaten. Geht das?
Ja, wir starten aber mit den zwei, drei häufigsten und erweitern später. Jeder weitere Lieferant bedeutet einen kleinen Anpassungsschritt, den wir mit Ihnen zusammen testen. So bleibt der Aufwand überschaubar und der Nutzen sichtbar.
Können meine Leute Ausnahmen selbst korrigieren?
Ja. Unklare Fälle landen in einer Liste, in der Ihre Leute Angaben ergänzen oder korrigieren und die Bestellung freigeben. Dafür muss niemand bei uns anrufen. Nur wenn sich ein Format dauerhaft ändert, passen wir den Ablauf an.
Was passiert, wenn der Ablauf einen Fehler macht?
Jeder Schritt wird protokolliert, und wichtige Änderungen warten auf Ihre Freigabe. Fehler lassen sich nachvollziehen und rückgängig machen. Wir überwachen die Abläufe und melden uns bei Störungen, damit ein falscher Eintrag nicht unbemerkt liegen bleibt.