Aarau ist die Hauptstadt des Kantons Aargau, und die Kantonsverwaltung gehört zum Stadtbild. Wer als Büro mit Gesuchen und Fristen arbeitet, weiss, wie viel Zeit das Sortieren und das Nachfassen kosten. Genau dafür bauen wir Abläufe. Ein Eingang wird erkannt und in das richtige Dossier gelegt, und die nächste Frist landet im Kalender der zuständigen Person. Ein Entwurf für die Antwort liegt bereit, Sie lesen ihn durch und schicken ihn selbst ab.
Aarau liegt für uns gut 40 Autominuten entfernt. Wir kommen für die erste Aufnahme gern vorbei und schauen uns einen echten Vorgang an. Das Gespräch läuft auf Englisch oder Französisch, alles Weitere halten wir schriftlich fest, und die fertigen Abläufe schreiben ihre Texte auf Deutsch. Eingesetzt wird n8n auf einem Server in Frankfurt, auf Anfrage bei einem Schweizer Host oder bei Ihnen. Die KI hilft nur bei Schritten, die Verständnis brauchen, zum Beispiel beim Zusammenfassen langer Unterlagen.
Was wir machen
Fristen im Kalender
Wer eine Frist hat, soll sie nicht in einer Mail suchen müssen. Der Ablauf erkennt Datum und Vorgang, trägt beides in den Kalender ein und erinnert die zuständige Person rechtzeitig vor dem Stichtag.
Eingänge richtig ablegen
Gescannte Briefe und Formulare werden dem richtigen Dossier zugeordnet und sauber benannt. Wo die Zuordnung unsicher ist, fragt der Ablauf bei einer Person nach, statt zu raten.
Antwortentwürfe aus Vorlagen
Aus Ihren Vorlagen und den Angaben des Falls entsteht ein Entwurf für Brief oder Mail. Sie prüfen den Entwurf und senden ihn selbst. Nichts verlässt das Haus ohne Ihr Okay.
Kurzfassungen langer Unterlagen
Bei langen Verträgen oder Berichten liefert ein Ablauf eine kurze Übersicht mit den Punkten, die Aufmerksamkeit brauchen. Das Original bleibt die Grundlage, die Übersicht spart nur den ersten Durchgang.
Aktuelle Projekte
Als Beispiele zeigen wir zwei Schweizer Plattformen in vier Sprachen. LinkUp ordnet Anfragen und Offerten, Swiss Meetup Buchungen und Bestätigungen.
So arbeiten wir
- 01
Erstes Gespräch
Wir sprechen 20 Minuten über Ihren Büroalltag und darüber, welche Eingänge am meisten Zeit binden. Das ist kostenlos. Danach folgt eine schriftliche Offerte mit festem Umfang.
- 02
Einen Fall begleiten
Wir nehmen einen echten Vorgang von der Anfrage bis zur Antwort auf und halten fest, wo ein Mensch prüfen muss. Diese Regeln stehen schriftlich fest, bevor wir bauen.
- 03
Pilot mit echten Dossiers
Der erste Ablauf ist typischerweise in ein bis zwei Wochen bereit. Sie lassen ihn zuerst mit Kopien echter Fälle laufen, und wir korrigieren, bis Ablage und Fristen stimmen.
- 04
Laufender Betrieb
Wir überwachen die Abläufe und beheben Fehler. Ändert sich ein Formular oder eine Zuständigkeit, passen wir den Ablauf an, damit er weiter zu Ihrem Büro passt.
Häufige Fragen
Dürfen vertrauliche Unterlagen durch eine KI laufen?
Das entscheiden Sie. Wir leiten nur Daten an die KI, die ein Schritt wirklich braucht, und bauen Abläufe so, dass sensible Dossiers gar nicht erst dorthin gelangen. Der Betrieb liegt in Frankfurt oder auf Anfrage bei Ihnen. Den Datenfluss dokumentieren wir mit Blick auf das nDSG.
Lassen sich Fristen aus bestehenden Mails herauslesen?
Oft ja, wenn das Datum klar im Text steht. Bei unklaren Angaben legt der Ablauf die Frist nicht selbst fest, sondern fragt eine Person. So landet nichts Falsches im Kalender, und Sie behalten den Überblick über jede Eintragung.
Reicht eine Videobesprechung, oder müssen wir uns in Aarau treffen?
Beides geht. Für das erste Gespräch genügt Video oder Telefon. Bei der Aufnahme der Abläufe hilft ein Besuch bei Ihnen, weil wir dann sehen, wie die Arbeit wirklich läuft. Sie entscheiden, was Ihnen lieber ist.
Funktioniert das mit unserer Branchenlösung?
Das hängt davon ab, ob sie Schnittstellen bietet oder Daten exportieren kann. Wir prüfen es im Gespräch an Ihrem Programm und sagen offen, was sich verbinden lässt und wo ein Zwischenschritt über Dateien nötig wäre.
Wie gross muss ein Büro sein, damit es sich lohnt?
Es kommt auf die Wiederholung an, nicht auf die Grösse. Fällt dieselbe Handlung jede Woche mehrmals an, lässt sie sich meist übernehmen. Wir starten mit einem Vorgang und prüfen nach einigen Wochen, ob es für Sie aufgeht.