Baden ist Kurort und Technikstandort zugleich. In der Stadt an der Limmat arbeiten Industrie- und Technologiefirmen, und deren Büros kennen ein vertrautes Muster. Eine Anfrage mit technischen Unterlagen kommt per Mail, jemand liest sie, legt sie ab, schreibt die Offerte und denkt später ans Nachfassen. Das sind viele kleine Handgriffe, die Fachleute von ihrer eigentlichen Arbeit abhalten. Wir bauen Abläufe, die Anhänge einordnen, Angaben in Ihr System übertragen und den Entwurf zur Prüfung bereitlegen. Entscheiden und freigeben tut weiterhin Ihr Team.
Technisch setzen wir auf n8n. Es läuft auf unserem Server in Frankfurt, bei Bedarf stattdessen bei einem Schweizer Host oder auf Ihrer eigenen Maschine. Ein KI-Modell springt nur ein, wo ein Schritt Urteilsvermögen braucht, zum Beispiel beim Einordnen neuer Mails. Die Analyse machen wir am liebsten bei Ihnen vor Ort in Baden, die Anfahrt dauert etwa 35 Minuten. Beraten werden Sie von uns auf Englisch, Französisch, Portugiesisch oder Spanisch. Was das System an Texten und Bestätigungen ausgibt, erscheint auf Deutsch.
Was wir machen
Offertanfragen mit Anhängen
Trifft eine Anfrage mit Zeichnungen oder Datenblättern ein, wird sie erfasst, nach Thema eingeordnet und landet bei der richtigen Person im Team. Aus Ihren Vorlagen entsteht ein Offertentwurf, der erst nach Ihrer Prüfung hinausgeht.
Lieferantenrechnungen im Fluss
Rechnungen aus dem Postfach werden ausgelesen, mit Bestellung und Kostenstelle abgeglichen und zur Freigabe vorgelegt. Abweichungen markiert der Ablauf, damit Ihre Buchhaltung nur die Ausnahmen von Hand anschauen muss.
Berichte ohne Kopierarbeit
Statt Zahlen jeden Monat aus mehreren Listen zusammenzukopieren, zieht ein Ablauf sie aus Ihren Systemen und erstellt den Bericht als Entwurf. Ihr Team ergänzt Kommentare und gibt ihn frei.
Ein Assistent für interne Fragen
Mitarbeitende fragen den Assistenten nach Richtlinien und Abläufen, er antwortet aus Ihren Unterlagen. Er macht Vorschläge. Eine Änderung führt er erst nach Ihrem Okay aus, und sie bleibt rückgängig zu machen.
Aktuelle Projekte
Auf LinkUp erhalten Kundenanfragen passende Offerten, bei Swiss Meetup laufen Buchung und Bestätigung in einem Zug. Beide Plattformen sind viersprachig gebaut und verknüpfen Eingang und Antwort.
So arbeiten wir
- 01
Gespräch zu Ihrem Alltag
Wir lassen uns 20 Minuten lang erzählen, welche Mails und Listen im Büro die meiste Zeit binden. Es kostet nichts. Im Anschluss erhalten Sie eine Offerte in Schriftform, deren Umfang fest umrissen ist.
- 02
Ablauf aufnehmen
Wir schauen einem Vorgang vom Eingang bis zur Ablage zu, schreiben die Schritte auf und klären, an welcher Stelle eine Person entscheiden muss. Sie bekommen den Plan, bevor wir etwas bauen.
- 03
Der erste Ablauf läuft
Der erste Workflow geht in der Regel nach ein bis zwei Wochen in Betrieb. Sie probieren ihn an echten Fällen aus Ihrem Büro aus, wir bessern nach, bis er Ihren Vorstellungen entspricht.
- 04
Weiter ausbauen
Als Nächstes kommt der folgende Vorgang an die Reihe. Die laufenden Abläufe behalten wir im Blick, räumen Störungen aus und stellen sie um, sobald Sie eine Software wechseln oder Aufgaben neu verteilen.
Häufige Fragen
Wir bekommen viele Anfragen mit PDF-Zeichnungen. Kann ein Ablauf damit umgehen?
Meist ja. Anhänge lassen sich erfassen und dem passenden Vorgang zuordnen. Inhalte lesen kann eine KI bei Bedarf, die Prüfung bleibt aber bei Ihren Fachleuten. Wie weit das geht, klären wir im Erstgespräch an Ihren echten Beispielen.
Kommen Sie für die Analyse nach Baden?
Ja, die Prozessanalyse und wichtige Termine führen wir bei Ihnen vor Ort durch. Den Rest klären wir per Video und schriftlich, was bei einem vollen Kalender oft bequemer ist. Wie viel Sie persönlich besprechen möchten, bestimmen Sie.
Rechnet sich das auch bei wenigen Leuten im Büro?
Oft gerade dort, weil jede Stunde im Büro fehlt. Wir beginnen mit einem Vorgang, der sich häufig wiederholt, und schauen nach einigen Wochen, ob sich der Aufwand lohnt. Wenn nicht, sagen wir das ehrlich, bevor ein zweiter Ablauf entsteht.
Bleiben Konstruktionsdaten und Kundenangaben geschützt?
Durch den Ablauf läuft nur, was er braucht. Gehostet wird in Frankfurt, auf Anfrage geht auch ein Schweizer Host oder Ihr eigener Server. Beim Einrichten denken wir an das nDSG und halten schriftlich fest, wohin welche Daten fliessen. Die rechtliche Abnahme liegt bei Ihrer Datenschutzberatung.
Können Berichte und Bestätigungen auch auf Englisch erscheinen?
Ja. Der Ablauf kann Entwürfe auf Deutsch oder Englisch erzeugen, je nachdem, in welcher Sprache Ihre Kundschaft schreibt. Vor dem Start prüfen Sie Ton und Fachbegriffe an Beispielen und korrigieren, was nicht passt.